Informatie

Privacyreglement

Hoe is het borgen van uw privacy geregeld bij Post & Partners bv en Drs. Frank G.M. Post?

1. Wat is Post & Partners bv en wie is Frank Post?

Post & Partners B.V. te Milsbeek is een adviesbureau dat zich specialiseert in talentmanagement, balansvraagstukken en bestuursadvisering.

Eigenaar/directeur van Post & Partners bv en tevens de Functionaris Gegevensbescherming is Frank Post. Frank is actief op het gebied van talentmanagement, personeels- en organisatieadvies. Werkzaam vanuit verschillende rollen: (executive) coach, trainer, assessmentspecialist, programmaontwikkelaar en organisatieadviseur.

Bij een aantal opdrachten werkt hij samen met een aantal netwerkpartners. Zie daarvoor www.post-partners.com/partners. De persoonlijke gegevens die zij verzamelen bij projecten die onder de paraplu van Post & Partners worden uitgevoerd vallen ook onder dit privacyreglement.

Wij streven ernaar cliënten te ondersteunen bij organisatiekeuzes, talentontwikkeling en loopbaanvraagstukken. Voor onze dienstverlening is het noodzakelijk om gegevens van klanten te registreren binnen de bedrijfsvoering. Dit doen wij conform de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens.

2. Waarom dit privacyreglement?

Het doel van dit privacyreglement is om u te laten weten:

welke persoonsgegevens wij verwerken
waarom wij deze verwerken en op welke wettelijke grondslagen wij ons baseren
wat er met de gegevens gebeurt
welke rechten u heeft als het gaat om de gegevensverwerking
wat de gevolgen zijn als wij uw persoonsgegevens niet mogen verwerken

3. Om welke gegevens gaat het?

Bij het begin van een traject, project of samenwerking levert u of uw opdrachtgever gegevens bij ons aan. Het gaat hierbij om gegevens als:

naam, adres, woonplaats, mailadres en telefoonnummer
geslacht en geboortedatum

Ik verwerk deze gegevens in mijn administratie.

Tijdens het traject verzamelen wij nog meer gegevens over u, zoals:

gegevens over uw organisatie
gegevens over gevolgde opleidingen, diploma's en opgedane werkervaring
gegevens over uw werk- en/of loopbaansituatie
gegevens over uw levensloop
gegevens over u van derden die via uw toestemming verkregen zijn
testresultaten en analyses

Deze gegevens hebben wij nodig om onze dienstverlening voor u goed uit te kunnen voeren.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens en wat zijn de wettelijke grondslagen?

Wij registreren persoonsgegevens van onze cliënten om onze dienstverlening goed te kunnen uitvoeren. Daarbij baseren wij ons op de volgende wettelijke grondslagen:

Toestemming van u als cliënt.
Door de opdracht die u ons geeft, geeft u toestemming voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over het maken van een rapportage over uw loopbaan of werksituatie.
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van de opdracht.
De opdracht die wij samen met u uitvoeren komt mondeling of schriftelijk tot stand. Daarbij hebben wij bepaalde gegevens van u nodig en leggen die vast. Daarnaast gebruiken wij uw gegevens om met u te communiceren; bijvoorbeeld om u te bellen of te mailen voor een afspraak of om een factuur te sturen.
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting.
Bijvoorbeeld als wij bij controle gegevens beschikbaar moet stellen aan de belastingdienst of bij de afhandeling van uw betaling.
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang.
Bijvoorbeeld om u op de hoogte te houden van nieuwe ontwikkelingen binnen ons pakket van dienstverlening.

5. Wat gebeurt er met de verwerkte gegevens?

Wij verwerken uw gegevens in onze administratie voor zover dat nodig is voor een optimale uitoefening van onze dienstverlening en voor de inzet van onze producten en tools. Dit betekent dat alleen de bij de opdracht betrokken partners de persoonsgegevens mogen lezen en bewerken als dit nodig is om de dienstverlening goed te kunnen uitvoeren en de continuïteit ervan te kunnen waarborgen.

6. Wat gebeurt er als we uw gegevens niet mogen vastleggen/verwerken?

Als ik uw persoonsgegevens niet mag verwerken dan kunnen we geen overeenkomst aangaan met u of uw werkgever, omdat ik deze informatie nodig heb om de overeenkomst uit te kunnen voeren.

Rapportages

Voor schriftelijke rapportages over u aan derden geeft u schriftelijk toestemming.

7. Welke afspraken maken we over rapportages?

Tijdens de opdracht, het project of traject, komen wij overeen welke afspraken wij hanteren over rapportages aan derden: aan wie, welke gegevens en met welk doel.

8. Vertrouwelijkheidsverplichting

Uw gegevens zijn vertrouwelijk en zullen slechts na overleg met en toestemming van u aan derden gedeeld worden. Dat geldt onder meer voor de gevoerde gesprekken, als ook voor de vastgelegde informatie. Wij zorgen er dus voor dat uw gegevens niet worden verspreid of onnodig worden gedeeld met anderen zonder uw toestemming.

Uitzonderingen hierop zijn:

- als een wettelijke bepaling dit voorschrijft

Indien wij derden inschakelen die met persoonsgegevens te maken krijgen (subverwerkers, zoals bijvoorbeeld een boekhouder), worden aan deze verwerkers dezelfde plichten inzake gegevensbescherming opgelegd. Uw privacy blijft dus altijd gewaarborgd.

9. Het bewaren van de gegevens

Voor het bewaren van uw gegevens zijn wij gebonden aan wettelijke regels van de overheid, opdrachtgever en de belastingdienst. Wij bewaren uw gegevens in principe maximaal 5 jaar na afsluiting van het traject of korter indien met u overeengekomen. Factuurgegevens bewaren wij 10 jaar.

10. Wat zijn uw rechten als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens?

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te laten verwijderen.

U kunt de gegeven toestemming voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens altijd weer intrekken.

11. Beveiliging

Personen werkend voor of ingehuurd door Post & Partners bv nemen de beveiliging van uw gegevens serieus. Ons bureau neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaring en ongeoorloofde wijzigingen tegen te gaan.

12. Hopelijk bent u een tevreden client

Maar mocht u toch een klacht hebben, dan vinden wij het fijn als u contact met ons opneemt, zodat wij het probleem kunnen oplossen. Uw reactie kunt u sturen aan fpost@post-partners.com.

Januari 2019